Mnoho účastníků hodnotí konference hlavně podle doplňkových služeb a cateringu. Jídlo, obsluha, prostředí, to vše tvoří neoddělitelný celek, který může ovlivnit mínění řady lidí. , to není jen odborný program, ale také společenské setkávání a neformální komunikace. Aby účastníci mohli v klidu a nerušeně vstřebávat nové poznatky, popřípadě o nich nezávazně debatovat, potřebují mít zajištěno i občerstvení.

Tvůrčí činnost vyžaduje také občerstvení. Hladový člověk je nervózní a nesoustředí se na práci. Proto je ideální čas od času něco malého zakousnout a doplnit tak energii nezbytnou pro správnou funkci mozku. Během je nejlepší pořádat tzv. coffee breaky, což znamená, že účastníci mají k dispozici kávu, čaj a nealkoholické nápoje. Stejně důležité je podávat během krátkých přestávek drobné občerstvení jako jsou chlebíčky, tousty, sendviče aj. Večer je možné pořádat raut formou švédských stolů a teplými i studenými variacemi jídel. Na závěr celého kongresu uspořádejte slavnostní banket.